De werkkostenregeling heeft de diverse vergoedingen en verstrekkingen die je op grond van de regeling tot 1 januari 2015 belastingvrij aan je personeel kon doen vervangen. De WKR is in essentie een eenvoudige regeling.
Hoofdregel is en blijft: alles wat werkgevers aan hun werknemers vergoeden of verstrekken ten behoeve van de dienstbetrekking is belast als loon. Uitzondering hierop is de vrijstelling voor bepaalde gerichte vergoedingen en verstrekkingen die werkgevers onbelast aan hun werknemers mogen doen. Daarnaast is er een zogenaamde vrije ruimte. Deze kan worden gebruikt om vergoedingen en verstrekkingen te doen die niet onder een gerichte vrijstelling vallen.
Gerichte vrijstellingen
Er zijn gerichte vrijstellingen voor het vergoeden of verstrekken van onder meer:
- vervoer en reiskosten, waaronder woon-werkverkeer, bijvoorbeeld abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer en vergoedingen voor reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer;
- tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden;
- cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk;
- studie- en opleiding;
- maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijk;
- gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, die noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.
Je mag voor gerichte vrijstellingen ook nog steeds een vaste vergoeding geven. Maar dan moet je wel altijd vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten. Deze voorwaarde geldt alleen bij nieuwe vaste kostenvergoedingen. Voor vaste kostenvergoedingen die al bestonden voordat je de werkkostenregeling ging toepassen, hoef je niet opnieuw onderzoek te doen als de omstandigheden waarop je de vergoeding hebt gebaseerd, gelijk zijn gebleven.
Vrije ruimte
Binnen de vrije ruimte kunnen vergoedingen en verstrekkingen worden gedaan die niet gericht zijn vrijgesteld. Hierbij hoef je niet meer te toetsen of je werknemer de vergoeding of verstrekking zakelijk of privé gebruikt. Wel geldt de gebruikelijkheidstoets. Deze houdt in dat vergoedingen en verstrekking die je in de vrije ruimte wilt onderbrengen niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer.
Bij vergoedingen of verstrekkingen tot een bedrag van € 2.400 per persoon per jaar gaat de belastingdienst er vanuit dat dit gebruikelijk is. De gebruikelijkheidstoets is dan ook alleen van belang bij vergoedingen of verstrekkingen die dit bedrag te boven gaan.
De vrije ruimte over het fiscale loon tot en met € 400.000 is verhoogd van 1,7% naar 3%. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 blijft de vrije ruimte 1,18%.
Normbedragen en cafetariaregeling
De invoering van de WKR heeft geen wijzigen meegebracht voor de normbedragen voor maaltijden die je op de werkplek verstrekt, voor huisvesting en inwoning op de werkplek en voor kinderopvang op de werkplek. Ook kunt binnen de WKR nog steeds gebruikmaken van een cafetariaregeling.
