Als u als ondernemer kosten maakt voor klanten die u weer doorbelast aan uw klant, krijgt u te maken met heffing van btw over deze doorbelasting. De praktijk leert dat het niet altijd duidelijk is hoe deze btw-heffing verloopt.
Over doorbelaste kosten altijd btw in rekening brengen
De hoofdregel is dat over doorbelaste kosten altijd btw moet worden berekend. De wet bepaalt namelijk dat deze kosten onderdeel uitmaken van de door de ondernemer geleverde prestatie. Hierdoor volgen de kosten hetzelfde regime als het regime dat geldt voor de geleverde prestatie. Als hierover btw is verschuldigd, moet u ook over de doorbelaste kosten btw in rekening brengen. Hiervoor geldt hetzelfde tarief als dat geldt voor de geleverde dienst.
Bovenstaande regel geldt ongeacht of er btw zit in de kosten die u doorbelast. Dus ook als u bijvoorbeeld de kosten van vliegtickets doorbelast. Als uw afnemer de door gefactureerde btw niet terug kan vragen, werkt de BTW belastingverzwarend. Hiervoor later in deze bijdrage een tip.
Doorlopende posten uitgezonderd van btw-heffing
Op de hoofdregel dat op doorbelaste kosten btw in rekening moet worden gebracht, geldt een uitzondering voor zogenaamde doorlopende posten. Dit zijn kosten die u niet op eigen naam, maar wel voor rekening van een afnemer maakt en worden doorlopende posten genoemd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de legeskosten die een aannemer betaalt voor de omgevingsvergunning van zijn opdrachtgever. De volgende kosten zijn in ieder geval doorlopende posten:
- rechten bij invoer en andere belastingen die u op eigen naam en voor rekening van uw afnemer betaalt;
- toeristenbelasting die u per bezoeker en overnachting afzonderlijk in rekening brengt;
- leges voor de inschrijving en de tenaamstelling in het kentekenregister die u als leverancier van een voertuig doorberekent aan de afnemer;
- assurantiekosten die u als leverancier of dienstverlener aan een andere ondernemer moet betalen, voor zover deze kosten afzonderlijk in rekening zijn gebracht;
- kosten van het CBR die rijschoolhouders doorberekenen aan hun leerlingen;
- overdrachtsbelasting die namens de opdrachtgever wordt betaald;
- griffierechten.
Om bovenstaande kosten vrij van btw door te belasten moet u deze wel apart op uw factuur vermelden en u mag hier geen winstopslag op zetten.
Tips!
- Als uw opdrachtgever aan haar gefactureerde btw niet terug kan vragen, werkt het doorbelasten van kosten voor haar kostprijsverhogend. Dit kunt u voorkomen door uw opdrachtgever deze kosten op eigen naam en voor eigen rekening te laten nemen. Hiervoor moeten deze op haar naam worden gefactureerd.
- Naast het factureren van uw onkosten kunt u er ook voor kiezen om deze onkosten te declareren. Dit levert minder administratieve rompslomp op en kan voor een niet aftrekgerechtigde opdrachtgever (zoals de meeste zorgondernemers) fiscaal voordeliger zijn.
