Gebruikelijkloonregeling voor DGA’s
Als je in loondienst bent bij je eigen B.V. heb je te maken met de gebruikelijkloonregeling. Kort gezegd komt deze regeling erop neer dat je loon een zakelijke hoogte moet hebben.
Als DGA ben je verplicht jezelf dit ‘gebruikelijk loon’ uit te keren. Dit salaris moet aansluiten bij wat gebruikelijk is voor iemand met een vergelijkbare functie in loondienst. De Belastingdienst stelt jaarlijks een minimumbedrag vast. Voor 2025 is dit bedrag vastgesteld op €56.000, tenzij je aannemelijk kunt maken dat een lager loon passend is.
Beloning in natura
Ook beloningen in natura, zoals een auto van de zaak of andere vergoedingen, worden meegeteld bij het gebruikelijk loon. Zorg ervoor dat deze correct in je administratie worden opgenomen.
Strengere controle op afwijkingen
De Belastingdienst kijkt steeds kritischer naar afwijkingen van het standaardbedrag. Wil je jezelf een lager loon toekennen? Dan moet je dit goed onderbouwen, bijvoorbeeld met marktgegevens of een overzicht van je beperkte winstcapaciteit.
Geen afwijkingen zonder bewijs
Het wordt steeds lastiger om zonder gedegen onderbouwing af te wijken van het standaardbedrag. Het is daarom essentieel om een benchmarkonderzoek of andere vergelijkingsgegevens te gebruiken als je je gebruikelijk loon lager wilt vaststellen.
Dividend vs. salaris
Achtergrond van de gebruikelijk loonregeling is mede het verschil in belastingdruk op salaris en de belastingdruk op dividend. Salaris is belast tegen de progressieve tarieven van box 1. Dit tarief bedraagt al snel 37,48% en bij een belastbaar inkomen uit werk en woning van meer dan € 76.817 (zelfs) 49,5%.
De belastingheffing over dividend verloopt anders. Dividend is een uitkering van winst van je B.V. na betaling van vennootschapsbelasting. Het vennootschapsbelastingtarief bedraagt voor winsten tot € 200.000 19%, daarboven 25,8%. Uitgaande van een winst van € 100.000 is daarover dus 19% vennootschapsbelasting verschuldigd (€ 19.000). Als je de winst na vennootschapsbelasting (€ 81.000) als dividend uitkeert, ben je daarover 24,5% inkomstenbelasting verschuldigd (€ 19.845) in het geval je een fiscaal partner hebt. De eerste € 67.804 euro is namelijk belast in BOX 2 tegen het lage tarief van 24,5%. Maar de ruimte van je partner mag je ook gebruiken. Het hogere tarief in BOX 2 bedraagt in 2025 31%.
De gecombineerde belastingheffing in de BV is in dit voorbeeld dus 38,85%. Dit is aanzienlijk lager dan de belastingheffing op salaris boven de € 76.817 van 49,5%! Het is dus raadzaam om je salaris zorgvuldig vast te stellen en om het te verlagen als je resultaat achterblijft bij de prognose.
Werkkostenregeling (WKR)
Hoofdregel is: alles wat werkgevers aan hun werknemers vergoeden of verstrekken ten behoeve van de dienstbetrekking is belast als loon. Uitzondering hierop is de vrijstelling voor bepaalde gerichte vergoedingen en verstrekkingen die werkgevers onbelast aan hun werknemers mogen doen. Daarnaast is er een zogenaamde vrije ruimte. Deze kan worden gebruikt om vergoedingen en verstrekkingen te doen die niet onder een gerichte vrijstelling vallen.
Gerichte vrijstellingen
Er zijn gerichte vrijstellingen voor het vergoeden of verstrekken van onder meer:
- vervoer en reiskosten, waaronder woon-werkverkeer, bijvoorbeeld abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer en vergoedingen voor reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,23 per zakelijke kilometer;
- tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden;
- cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk;
- studie- en opleiding;
- maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijk;
- gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, die noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.
Je mag voor gerichte vrijstellingen ook nog steeds een vaste vergoeding geven. Maar dan moet je wel altijd vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten. Deze voorwaarde geldt alleen bij nieuwe vaste kostenvergoedingen. Voor vaste kostenvergoedingen die al bestonden voordat je de werkkostenregeling ging toepassen, hoef je niet opnieuw onderzoek te doen als de omstandigheden waarop je de vergoeding hebt gebaseerd, gelijk zijn gebleven.
Vrije ruimte
Binnen de vrije ruimte kunnen vergoedingen en verstrekkingen worden gedaan die niet gericht zijn vrijgesteld. Hierbij hoef je niet meer te toetsen of je werknemer de vergoeding of verstrekking zakelijk of privé gebruikt. Wel geldt de gebruikelijkheidstoets. Deze houdt in dat vergoedingen en verstrekking die je in de vrije ruimte wilt onderbrengen niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer.
Bij vergoedingen of verstrekkingen tot een bedrag van € 2.400 per persoon per jaar gaat de belastingdienst er vanuit dat dit gebruikelijk is. De gebruikelijkheidstoets is dan ook alleen van belang bij vergoedingen of verstrekkingen die dit bedrag te boven gaan.
Normbedragen en cafetariaregeling
De invoering van de WKR heeft geen wijzigen meegebracht voor de normbedragen voor maaltijden die je op de werkplek verstrekt, voor huisvesting en inwoning op de werkplek en voor kinderopvang op de werkplek. Ook kunt binnen de WKR nog steeds gebruikmaken van een cafetariaregeling.
